¨Rapat adl suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dan stafnya. Rapat memerlukan sekretaris yang terampil, yang merekam segala pembicaraan didalamnya. Tgas utamanya adl mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat.
¨Tujuan pelaksanaan rapat adl memecahkan masalah ; menyampaikan informasi ; mendorong peserta rapat untuk berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan ; menciptakan koordinasi yg baik.
b. Macam-macam Rapat
¨Rapat pada suatu organisasi terdiri dr bermacam-macam jenisnya, diantaranya rapat dinas, rapat pimpinan, rapat rutin dan rapat kerja.
1.Rapat dinas : keperluan pembicaraan urusan kantor sehari-hari menyamkut dinas.
2.Rapat Pimpinan : rapat untuk keperluan pembicaraan pimpinan dengan sesama pimpinan.
3 Rapat Rutin : Rapat yang membicarakan hal2 rutin sehari-hari.
4.Rapat kerja : Rapat yang membicarakan urusan keseluruhan pekerjaan dan biasanya dilakukan satuntahun sekali
¨Rapat dapat jg dibedakan atas 4 hal, yaitu berdasarkan saluran hubungan dalam organisasi, waktu, peserta, dan keamanan.
¨Berdasarkan saluran hubungan yang ada didalam orgnisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam :
¤. Rapat antara atasan dengan bawahan
Rapat sangat bermanfaat mengambil keputusan. Apabila pimpinan menghadapi masalah yang harus segera diputuskan dengan tepat sehingga memerlukan bahan2 informasi yg tepat utk memecahkannya.
¤. Rapat dengan pejabat yang setingkat derajatnya. Rapat ini diperlukan untuk media koordinasi, menjaga keharmonisan kerja dan menghindari aktivitas yang menjauhi kebijakan pusat/induk.
¨Berdasarkan waktu pelaksanaannya, rapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu:
¤Rapat berkala : Rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, mis. 1minggu sekali, 1 bulan sekali, atau tiap triwulan
¤Rapat mendadak (insidental) : Rapat yang diadakan apabila perlu, waktunya tidak tetap
¨Berdasarkan peserta yg menghadirinya :
¤Rapat terbatas : rapat yang hanya diikuti o/ bebrapa pejabat / org yg dianggap penting dan ada relevansinya dengan maslah yg dikbicarakan
¤Rapat paripurna : rapat yang diikuti o/ semua pejabat yg ada dalam suatu organisasi
¨Berdasarkan keamanannya, dibedakan menjadi:
¤Rapat terbuka : rapat yg dilakukan scr terbuka dn dpt diikuti o/ pihak2 lain
¤Rapat tertutup : pertimbangan rapat ini pun berkisar dr masalah keamanannya. Krn ada hal2 yg perlu dirahasiakan dn tdk boleh bocor, rapat dilakukan secara tertutup
¨Rapat pada suatu organisasi terdiri dr bermacam-macam jenisnya, diantaranya rapat dinas, rapat pimpinan, rapat rutin dan rapat kerja.
1.Rapat dinas : keperluan pembicaraan urusan kantor sehari-hari menyamkut dinas.
2.Rapat Pimpinan : rapat untuk keperluan pembicaraan pimpinan dengan sesama pimpinan.
3 Rapat Rutin : Rapat yang membicarakan hal2 rutin sehari-hari.
4.Rapat kerja : Rapat yang membicarakan urusan keseluruhan pekerjaan dan biasanya dilakukan satuntahun sekali
¨Rapat dapat jg dibedakan atas 4 hal, yaitu berdasarkan saluran hubungan dalam organisasi, waktu, peserta, dan keamanan.
¨Berdasarkan saluran hubungan yang ada didalam orgnisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam :
¤. Rapat antara atasan dengan bawahan
Rapat sangat bermanfaat mengambil keputusan. Apabila pimpinan menghadapi masalah yang harus segera diputuskan dengan tepat sehingga memerlukan bahan2 informasi yg tepat utk memecahkannya.
¤. Rapat dengan pejabat yang setingkat derajatnya. Rapat ini diperlukan untuk media koordinasi, menjaga keharmonisan kerja dan menghindari aktivitas yang menjauhi kebijakan pusat/induk.
¨Berdasarkan waktu pelaksanaannya, rapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu:
¤Rapat berkala : Rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, mis. 1minggu sekali, 1 bulan sekali, atau tiap triwulan
¤Rapat mendadak (insidental) : Rapat yang diadakan apabila perlu, waktunya tidak tetap
¨Berdasarkan peserta yg menghadirinya :
¤Rapat terbatas : rapat yang hanya diikuti o/ bebrapa pejabat / org yg dianggap penting dan ada relevansinya dengan maslah yg dikbicarakan
¤Rapat paripurna : rapat yang diikuti o/ semua pejabat yg ada dalam suatu organisasi
¨Berdasarkan keamanannya, dibedakan menjadi:
¤Rapat terbuka : rapat yg dilakukan scr terbuka dn dpt diikuti o/ pihak2 lain
¤Rapat tertutup : pertimbangan rapat ini pun berkisar dr masalah keamanannya. Krn ada hal2 yg perlu dirahasiakan dn tdk boleh bocor, rapat dilakukan secara tertutup
c. Tugas sekretaris dalam rapat
¨Tugas sekretaris dalam rapat secara terperinci, diuraikan sebagai berikut :
¤Menyiapkan rapat
nMembuat surat undangan rapat
nMenyiapkan ruangan tempat penyeenggraan rapat
nMenyiapkan keperluan akomodasi
nMemperbanyak bahan-bahan yang akan dibicarakan dlm rapat
nMembantu pimpinan dlm menyiapkan agenda acara rapat
¤Menyusun acara
¤Menyusun teks pidato pimpinan
¤Membuat notulen rapat
¤Membuat laporan hasil rapat
nLaporan hasil rapat harus dibacakan sekretaris dlm bentuk notulen. Rapat yg sudah dibicarakan dlm rapat. Dlm laporan hasil rapat lampirkan notulen dan daftar hadir, dan notulen sudah ditanda tangani o/ pimpinan
¨Tugas sekretaris dalam rapat secara terperinci, diuraikan sebagai berikut :
¤Menyiapkan rapat
nMembuat surat undangan rapat
nMenyiapkan ruangan tempat penyeenggraan rapat
nMenyiapkan keperluan akomodasi
nMemperbanyak bahan-bahan yang akan dibicarakan dlm rapat
nMembantu pimpinan dlm menyiapkan agenda acara rapat
¤Menyusun acara
¤Menyusun teks pidato pimpinan
¤Membuat notulen rapat
¤Membuat laporan hasil rapat
nLaporan hasil rapat harus dibacakan sekretaris dlm bentuk notulen. Rapat yg sudah dibicarakan dlm rapat. Dlm laporan hasil rapat lampirkan notulen dan daftar hadir, dan notulen sudah ditanda tangani o/ pimpinan
Menurut Ursula Ernawati, Notulen Rapat dibagi menjadi 2, yakni :
¨Notulen harfiah, yakni laporan atau pencatatan secara harfiah seluruh pembicaraan dlm rpat, tanpa menghilangkan atau menambahkan suatu kata apapun. Biasanya berbentuk catatan stenografi/penulisan kembali hasil rekaman maupun kombinasi dr keduanya
¨Notulen rangkuman, yakni laporan ringkas tentang pembicaraan dlm rapat. u/ itu sekretaris hrs handal didlm menginterpretasi pembicaraan disetiap peserta rapat
¨Notulen harfiah, yakni laporan atau pencatatan secara harfiah seluruh pembicaraan dlm rpat, tanpa menghilangkan atau menambahkan suatu kata apapun. Biasanya berbentuk catatan stenografi/penulisan kembali hasil rekaman maupun kombinasi dr keduanya
¨Notulen rangkuman, yakni laporan ringkas tentang pembicaraan dlm rapat. u/ itu sekretaris hrs handal didlm menginterpretasi pembicaraan disetiap peserta rapat
Fungsi notulen, yakni :
¨Dokumen atau alat bukti tertulis
¨Dasar atau landasan u/ rapat selanjutnya
¨Sumber informasi
¨Alat u/ mengingat kembali hal2 yg telah dilaksanakan dan yg telah diputuskan
¨Alat u/ membahas keputusan2, baik sekarang maupun masa yg akan datang
¨Alat bukti yg memberikan kekuatan hukum dlm bbgai perubahan
¨Dokumen atau alat bukti tertulis
¨Dasar atau landasan u/ rapat selanjutnya
¨Sumber informasi
¨Alat u/ mengingat kembali hal2 yg telah dilaksanakan dan yg telah diputuskan
¨Alat u/ membahas keputusan2, baik sekarang maupun masa yg akan datang
¨Alat bukti yg memberikan kekuatan hukum dlm bbgai perubahan
Notulen yg lengkap berisi :
¨Nama badan atau lembaga
¨Sifat rapat
¨Hari dan tanggal penyelenggaraan rapat
¨Tempat rapat
¨Waktu mulai dan berakhir rapat
¨Nama dan pejabat pemimpin rapat
¨Daftar hadir peserta
¨Koreksi / perbaikan
¨Penyelenggaraan rapat berikutnya
¨Penundaan rapat dan tanggal penundaan
¨Tanda tangan notulis dan ketua rapat
Notulen rapat mencakup hal2 sbg berikut :
¨Judul / topik
¨Waktu dan tempat
¨Pemimpin
¨Jumlah yg diundang
¨Acara rapat
¨Jalannya rapat
¨Tempat, tgal, bulan, dan tahun
¨Pembuat notulen
¨Pengesahaan notulen
¨Judul / topik
¨Waktu dan tempat
¨Pemimpin
¨Jumlah yg diundang
¨Acara rapat
¨Jalannya rapat
¨Tempat, tgal, bulan, dan tahun
¨Pembuat notulen
¨Pengesahaan notulen
contoh meja rapat :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar